Der Ausgangsfall*: Klaus W. (54) führt in der vierten Generation ein mittelständisches Unternehmen im Sauerland. Klaus W. hat das Unternehmen – auch international – gut aufgestellt und führt es nach allen Regeln der kaufmännischen Kunst. Es herrscht ein angenehmes Betriebsklima. Auch mit der lokalen Politik ist man gut vernetzt, der örtliche Fußballverein hat in der letzten Woche neue Fußballtrikots erhalten – alles scheint gut …
Doch an einem Dienstagmorgen um 6.30 Uhr geschieht noch im Morgengrauen das Unerwartete: Zwei Vans halten vor dem Wohnhaus von W. und seiner Familie. Unangekündigt steigt eine Handvoll Beamte des Bundeskartellamts in Begleitung von unterstützenden Kriminalbeamten (sogenannte Durchsuchungsbeamte) aus. Als Klaus W. die Haustür öffnet, schlägt es ihm entgegen: „Guten Morgen – Hausdurchsuchung! Mein Name ist Andreas M. von der 10. Beschlussabteilung des Bundeskartellamts. Wir ermitteln wegen des Verdachts von Preisabsprachen betreffend die Produkte X und Z in Deutschland, Österreich und den Niederlanden.“
Klaus W. ist vollkommen perplex. Als Geschäftsführer seines Unternehmens ist er sich keines Vergehens bewusst; er ist unbescholten. Später soll sich herausstellen, dass der Vertriebsaußendienstmitarbeiter des Unternehmens, Hans T., in den letzten fünfzehn Jahren Preise mit seinen „guten Bekannten“ bei den Mitbewerbern des Unternehmens abgestimmt hat. Zwar schien Klaus W. Hans T. schon immer etwas suspekt, insbesondere was seine Auftragseingänge anging. Aber er war überraschend erfolgreich, sodass W. keine Veranlassung sah, sich mit ersetzen korrigiere dem Verhalten von Hans T. weiter zu befassen.
Während die Durchsuchungsbeamten das private Büro und die Küche in Klaus W.s Wohnhaus in Augenschein nehmen, (Klaus W. organisiert am Küchentisch teilweise seine Notizen und „To dos“ für den Tag), wachen seine Kinder auf: „Papa, was ist denn hier los? Was will die Polizei hier? Musst du ins Gefängnis?“ Zeitgleich beginnt Klaus W.s Mobiltelefon zu läuten. Der langjährige Portier des Unternehmens meldet sich und teilt mit, dass zahlreiche Durchsuchungsbeamte vor Ort seien und das Unternehmen durchsuchen wollten. Er möchte wissen, was er tun soll – die Beamten haben begonnen, ihn zu anderen Mitarbeitern und zur Organisation des Unternehmens zu befragen. Die Mitarbeiter, die gerade ihre Schicht beginnen, seien durch die Anwesenheit der vielen Durchsuchungsbeamten verunsichert.
Willkommen im „Morgengrauen“!
Was passiert bei einer Durchsuchung?
Eine Durchsuchung – oder auch „Dawn Raid“ genannt (von engl. dawn=Morgengrauen/-dämmerung und raid=Durchsuchung) – dient der ziel- und zweckgerichteten Suche staatlicher Organe, wie etwa des Bundeskartellamts, zur Ermittlung eines Sachverhaltes und/oder zur Sicherung von Beweisen in Geschäftsräumen betroffener Unternehmen oder Wohnungen von Personen. Die (vermeintlichen) Kartellbeteiligten sollen durch die Ermittlungen überrascht werden, um ihnen nicht die Möglichkeit zu geben, relevante Beweismittel, wie etwa Geschäftsunterlagen, zu vernichten.
Eine Durchsuchung beginnt mit dem Eintreffen der Durchsuchungsbeamten bei dem zu durchsuchenden Unternehmen oder Unternehmensteil, aber eben auch in den Wohnungen der Unternehmensleitung in der Regel am frühen Morgen. Beim Pförtner oder am Empfang wird der Zweck des Aufsuchens mitgeteilt und in aller Regel eine Kopie des Dursuchungsbeschlusses ausgehändigt. Häufig ordnen die Durchsuchungsbeamten bereits zu diesem Zeitpunkt an, dass keine weiteren Unternehmensmitarbeiter benachrichtigt werden dürfen.
Die Durchsuchungsbeamten sind während der Durchsuchung grundsätzlich dazu berechtigt, alle im Durchsuchungsbeschluss genannten Räumlichkeiten zu betreten, Geschäftsunterlagen und E-Mail-Konten zu überprüfen, Kopien hiervon anzufertigen und, schließlich, ganz generell auf die EDV zuzugreifen. Wenn eine Durchsuchung nicht an einem Tag abgeschlossen werden kann, werden Räume und Ordner, in denen die Durchsuchungsbeamten relevante Beweisdokumente vermuten oder in denen diese gesammelt werden, versiegelt und so für die Unternehmensmitarbeiter unzugänglich gemacht.
Worin liegen die Herausforderungen für das Unternehmen?
Mit Blick auf die in den Medien präsenten jüngsten Durchsuchungen der EU Kommission bei den Autoherstellern BWM, Daimler und VW und der gut in Erinnerung gebliebenen, medial „inszenierten“ Hausdurchsuchung beim ehemaligen Postvorstand Klaus Zumwinkel könnte der Eindruck entstehen, dass die Kartellbehörden Durchsuchungen nur bei Großkonzernen und ihren Unternehmensangehörigen durchführen. Dieser Eindruck ist unzutreffend – auch bei mittelständischen Unternehmen wird regelmäßig durchsucht. Die Erfahrung zeigt dabei, dass gerade diese Unternehmen häufig nicht auf Durchsuchungen vorbereitet sind. Die negativen Auswirkungen sind daher umso größer.
Ist das Unternehmen nicht vorbereitet, droht das Risiko, dass die Durchsuchungsbeamten Dokumente durchsehen und gegebenenfalls als Beweismittel verwerten, die nicht von dem in dem Durchsuchungsbeschluss bestimmten Durchsuchungsgegenstand gedeckt sind – und damit nicht durchgesehen, geschweige denn verwertet werden dürften. Doch sind die Dokumente einmal in der Hand der Beamten, ist es oft zu spät. Bei unvorbereiteten Unternehmen kann nicht einmal mehr ausgeschlossen werden, dass es zu einem „wilden Durchsuchen“ – man spricht von „fishing expeditions“ – ohne Zusammenhang mit dem eigentlichen Tatvorwurf kommt. Experten können dies schon vor Ort verhindern.
Wenig Vorstellungsvermögen bedarf es, um sich auszumalen, welch erhebliche Beeinträchtigung der Betriebsabläufe von (scheinbar) chaotisch handelnden Beamten ausgehen, die an verschiedenen Orten im Betrieb Dokumente sichten und EDV-Arbeitsplätze besetzen. Überdies ist eine Tendenz dahingehend wahrzunehmen, dass Dokumente in großem Ausmaß sichergestellt bzw. beschlagnahmt werden – diese Unterlagen fehlen dann bei der Arbeit im gewöhnlichen Geschäftsalltag.
Da der Durchsuchungsbeschluss bestenfalls Eckpunkte des kartellrechtlichen Vorwurfs enthält und die sichergestellten beziehungsweise beschlagnahmten Dokumente fehlen, ist es schließlich für das Unternehmen und seine Rechtsberater bis zur Mitteilung der Beschwerdepunkte äußerst schwierig abzuschätzen, worauf sich die Kartellbehörde zum Beweis des Kartellrechtsverstoßes stützen könnte. Eine strategisch ausgerichtete Verteidigung wird dadurch erschwert.
Nicht zu unterschätzen ist die Wirkung von Durchsuchungen auf Unternehmensmitarbeiter, bestehende Geschäftsbeziehungen zu Kunden und Lieferanten sowie die Öffentlichkeit. Bei den Mitarbeitern verbreitet sich Unsicherheit, wer wie von der Durchsuchung betroffen ist und welche Folgen drohen. Im Kreis der Kunden und Lieferanten machen Gerüchte schnell die Runde.
Schließlich ist zu berücksichtigen, dass im Falle einer Behinderung der Durchsuchung erhebliche Bußgelder drohen. So wurde gegen das Unternehmen E.ON ein Bußgeld in Höhe von 38 Millionen Euro verhängt, weil das Siegel eines über Nacht versiegelten Raums gebrochen war.
Welche Handlungsoptionen bestehen überhaupt?
Angesichts der erhöhten Durchsuchungsdichte und der vorgenannten Herausforderungen liegt es auf der Hand, dass sich jedes Unternehmen auf die außergewöhnliche Situation einer Durchsuchung vorbereiten sollte. Hierfür sind die Erstellung und Einübung von organisatorischen Handlungsanweisungen, einschließlich Informationsabläufen, die Festlegung individueller Verantwortlichkeiten und gegebenenfalls Schulungen oder Trainings (sogenannte „Mock Dawn Raids“) empfehlenswert. So sollte etwa der Empfangsmitarbeiter Geschäftsleitung und – sofern vorhanden – die Rechtsabteilung schnellstmöglich über das Eintreffen der Durchsuchungsbeamten informieren. Daneben sollten auch externe Anwälte umgehend verständigt werden, um deren zeitnahes Eintreffen zu ermöglichen. Dabei sollte diesen bereits eine Kopie/Scan/Fotografie des Durchsuchungsbeschlusses vorab übermittelt werden, um etwaige offensichtliche Unrichtigkeiten etwa im Hinblick auf Unternehmensbezeichnung oder Unternehmensteile prüfen und sodann unmittelbar vor Ort rügen zu können. Bis zum Eintreffen der Anwälte können die Durchsuchungsbeamten in einen separaten Raum gebeten werden.
Die externen Anwälte des Kanzlei-„Dawn Raid“-Teams können dann die geschulten Mitglieder des Unternehmens während der Durchsuchung tatkräftig unterstützen. So kann die Durchsuchung auch seitens des Unternehmens im Hinblick auf die in Augenschein genommenen Dokumente und befragten Personen dokumentiert und die Beantwortung von Fragen an Mitarbeiter koordiniert werden. Dazu ist es empfehlenswert, jeden Durchsuchungsbeamten während der Durchsuchung durch einen geschulten Unternehmensmitarbeiter oder einen externen Anwalt im Unternehmen begleiten zu lassen (sog. „Shadows“).
Da die durch die Kartellbehörde erlangten Unterlagen, Dokumente und Aussagen wegen der Begleitung durch das „Dawn Raid“-Team bekannt sind, kann nun neben einer weiteren internen Aufklärung, eine punktgenaue Verteidigungsstrategie entworfen werden. Hierbei ist zunächst vor allem an die Intensität einer Kooperation bis hin zu einem etwaigen Kronzeugenantrag zu denken; zu bedenken ist aber auch schon hier der Umgang mit etwaigen Schadensersatzforderungen.
Mit dem SPIEKER & JAEGER Dawn Raid-Team stehen wir Ihnen gerne für die Entwicklung einer unternehmensspezifischen Strategie sowie für den Fall einer Durchsuchung in Ihrem Unternehmen zur Verfügung. Dies nicht nur bei Durchsuchungen einer Kartellbehörde, sondern fachübergreifend auch bei Durchsuchungen im Zusammenhang mit dem Steuerrecht, Sozialabgaben und der Arbeitnehmerüberlassung.
* Es handelt sich um eine fiktive Fallkonstellation, die die Erfahrungen aus der Praxis widerspiegelt.